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Lesedauer: 6 Min.Problemlösung professionell angehen – Ein Erfahrungsbericht mit Lösungstool
Problemlösungen begegnen uns überall: im Unternehmen, auf der Baustelle, in Werkstätten, in der Organisation von Prozessen oder bei der Arbeit mit Kunden. Aber auch privat kommen wir oft in die Situation, ein kleineres oder größeres Problem lösen zu müssen. Was alle Situationen gleich haben: Wer die Ursache nicht kennt und ermittelt, wird keine nachhaltige Lösung finden.
Dieser Beitrag beleuchtet bekannte Problemlösungsmethoden im Überblick und stellt insbesondere das Prinzip der Kepner-Tregoe Methode vor – samt einem Anwendungstool und ergänzender Buchempfehlungen.
Ein systematischer Zugang zu Ursachenanalyse und Entscheidungssicherheit – ein kleiner Überblick
In der heutigen Arbeitswelt – geprägt von zunehmender Komplexität und Zeitdruck – ist methodisches Problemlösen ein entscheidender Erfolgsfaktor. Im Laufe der beruflichen Tätigkeit stellt sich oft weniger die Frage, ob Probleme auftreten, sondern vielmehr, wie effizient und nachhaltig diese gelöst werden. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft dabei, Ursachen zu identifizieren, Entscheidungsoptionen zu bewerten und Maßnahmen gezielt umzusetzen.
Methoden zur strukturierten Problemlösung
Es existieren eine Reihe bewährter Methoden zur strukturierten Problemlösung, die sich – je nach Kontext – für technische, organisatorische oder strategische Problemstellungen eignen (natürlich ohne Anspruch auf Vollständigkeit):
- TRIZ (Theorie des erfinderischen Problemlösens): Ursprung in der sowjetischen Ingenieurswissenschaft. Ziel ist die systematische Entwicklung innovativer Lösungen auf Basis technischer Widersprüche (eine Typische TRIZ-Frage ist z.B.: was kann man weglassen um das Produkt einfacher/günstiger/leichter zu machen, ohne die Funktion zu beeinträchtigen).
- Six Sigma: Datengetriebener Ansatz zur Prozessverbesserung. Besonders in der Industrie weit verbreitet (z.B. ist Jack Welch dafür bekannt, Six Sigma 1996 bei General Electric (GE) eingeführt und maßgeblich zur Verbreitung der Methode beigetragen zu haben).
- Design Thinking: Nutzerzentrierter Ansatz, insbesondere bei der Entwicklung neuer Produkte oder Services.
- Ishikawa- / Ursache-Wirkungs-Diagramm: Visualisiert Zusammenhänge möglicher Problemursachen.
- 5‑Why / Root Cause Analysis: Iterative Methode zur Ursachenfindung, geeignet für einfache bis mittlere Problemstellungen.
- Kepner-Tregoe (KT) Analyse: Besonders bewährt bei komplexen und mehrdimensionalen Fragestellungen (bekannt für die Fragestellung: Was ist? – was ist nicht?)
Diese Methode bildet den Fokus dieses Beitrags – nicht nur wegen ihrer systematischen Tiefe, sondern auch aufgrund der eigenen positiven Erfahrungen in der Praxis.
Die Kepner-Tregoe-Methode im Überblick
Die Kepner-Tregoe-Methode wurde in den 1960er-Jahren von Charles Kepner und Benjamin Tregoe entwickelt. Sie gliedert sich in vier zentrale Prozessschritte:
- Situationsanalyse (SA) – Was ist das Problemfeld? Welche Themen sind dringend oder wichtig? Welche der nachfolgenden Analysen (PA, EA, APP) ist erforderlich?
- Problemanalyse (PA) – Liegt eine Abweichung vor? Was ist das Problem konkret? Wann, wo, unter welchen Umständen tritt es auf? Will ich die Ursache kennen? Damit beschäftigen wir uns nachfolgend in diesem Beitrag genauer.
- Entscheidungsanalyse (EA) – Welche Optionen bestehen? Was sind objektive Entscheidungskriterien?
- Analyse potentieller Probleme (APP) – Liegt ein Plan vor? Was könnte schiefgehen? Wie kann vorbeugend gehandelt werden?
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns genauer mit der Problemanalyse (PA).
Tipp: Was anfangs wie ein „typisches Problem“ wirkt, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung oft als vielschichtig. Und genau hier zeigt sich der Nutzen eines strukturierten Vorgehens.
Die hier vorgestellte Methode basiert auf dem Denkansatz von Kepner-Tregoe – einem Klassiker aus dem Bereich der strukturierten Entscheidungsfindung und Ursachenanalyse. Auch wenn der Name in der Praxis eher selten fällt, ist das dahinterstehende Prinzip einer einfachen aber strukturierten Fragetechnik äußerst wirkungsvoll:
→ Was ist das Problem – und was ist es nicht?
→ Was ist betroffen? – Was ist nicht betroffen?
→ Wann tritt das Problem auf? – Wann nicht?
→ Wo zeigt es sich? – Wo nicht?
→ In welchem Umfang? – In welchem Fall nicht?
Durch diese Gegenüberstellung entstehen Muster, die bei der Eingrenzung der wahren Ursache helfen – ohne dass man zu früh auf eine Lösung springt.
Zwei Anwendungsfelder – ein Prinzip
Dieser Erfahrungsbericht soll zeigen, wie sich eine einfache, aber strukturierte Problemlösungsmethode bei den zwei Standardanwendungsfällen bewährt hat – im Unternehmen und im technischen Alltag.
In diesen beiden unterschiedlichen Praxisfeldern kommt jeweils das selbe Prinzip der beschriebenen Problemanalyse zur Anwendung. Ergänzend stelle ich eine kompakte Vorlage zur Problemanalyse bereit, die sich digital aber auch analog für fast alle Fälle einsetzen lässt.
A) Im Unternehmen – Beispiel für Problemlösung in größeren Teams und Gruppen
In meiner früheren Tätigkeit als Organisationsberater für mittelgroße Unternehmen sollte ein wiederkehrender Prozessfehler bei der Hallenfertigung eines Produktes für die Bauwirtschaft behoben werden. Mehrere Abteilungen waren betroffen, Ursachen und Verantwortlichkeiten unklar, Lösungsvorschläge widersprüchlich. Ich habe mich damals für die Hinzuziehung eines weiteren Beraters mit der Spezialisierung “Systematische Problemlösung” eingesetzt.
Statt wie üblich eine Diskussion nach Meinungen zu führen, lernten wir bei diesem Verbesserungsprozess einen methodischen Zugang – inspiriert vom „Was ist – was ist nicht?“-Prinzip der Kepner-Tregoe-Methode kennen. Mit gezielter Gegenüberstellung konnten wir:
✓ das Problem relativ rasch und konkret eingrenzen
✓ irrelevante Theorien ausschließen, ohne dabei jemanden zu beleidigen
✓ Maßnahmen festlegen und priorisieren
✓ Verantwortlichkeiten klären und bestimmen
Ergebnis: Innerhalb eines moderierten Workshops entstand eine gemeinsame Sichtweise auf das Problem – und ein abgestimmter Maßnahmenplan, der nicht nur das Symptom, sondern die tatsächliche Ursache ansprach.
Ich war damals sehr begeistert, habe mir diese Methode daraufhin auch selbst angeeignet und immer wieder verwendet. Im Rahmen eines Aufbaustudiums durfte ich diese Methode verfeinern.
B) Im täglichen Berufsleben – Problemlösung bei technischen Einzelproblemen
Die gleiche Methode lässt sich – erstaunlich einfach – auch auf technische Probleme im Alltag anwenden. Ob allein oder im kleinen Team, strukturiertes Vorgehen bringt auch hier große Vorteile.
Typische Anwendungsbeispiele:
✓ Baumängel lokalisieren:
Warum zeigt nur eine Wand Feuchtigkeit, aber nicht die daneben? Was ist gleich, was ist anders?
✓ Fahrzeugreparatur:
Der Fehler tritt nur bei bestimmten Temperaturen oder nur im Leerlauf auf – wann ja, wann nein?
✓ Handwerksreparatur:
Warum funktioniert eine Maschine in Werkstatt A problemlos, aber in Werkstatt B nicht?
✓ IT-Fehlerdiagnose:
Eine Software funktioniert auf einem Gerät, auf einem anderen nicht – mit identischer Installation.
Tipp: Wer konsequent und objektiv analysiert, spart sich unnötigen Mehraufwand durch Fehlentscheidungen, vermeidet oft emotionale Diskussionen und hat einen dokumentierten Nachweis gegenüber dem Kunden oder seinem Chef.
Vorteil der Methode: Sie funktioniert ohne lange Schulung und eignet sich auch für Einzelpersonen sowie kleinere Gruppen.
Das Tool: Meine Vorlage zur strukturierten Problemlösung
Um diese Methode ohne viel Aufwand und immer mit der gleichen Qualität anzuwenden, habe ich eine Vorlage für die digitale oder analoge Anwendung erstellt. Sie enthält:
- Die 4 Hauptfragen: WAS, WO, WANN, WIEVIEL
- eine Matrix zur Ursachenanalyse nach dem „Was ist – was ist nicht?“-Prinzip
- Abfrage der Besonderheiten und Veränderungen
- Auflistung aller Lösungsideen und Vorschläge
- Systematischer Lösungsfindungsprozess
Im Prinzip sollen nach dem Ausschlussverfahren nur noch die Lösungsmöglichkeiten überbleiben, die rein objektiv gesehen nur dafür in Frage kommen können. Es kann aber auch sein, dass nur eine Lösungsmöglichkeit überbleibt oder keine der vorgeschlagenen Lösungsmöglichkeiten zutrifft. Dann muss der Prozess weitergeführt oder überarbeitet werden, bis eine plausible Lösung vorliegt.
Tool:
Die oben beschriebene Vorlage steht für einen kleinen einmaligen Unkostenbeitrag von EUR 17,90 zum Download bereit (siehe auch Seitenleiste unter „Tools & Methoden“). Einmal als Excel-Vorlage zur digitalen Anwendung und unbegrenzt erweiterbar für größere Projekte und als PDF Datei zum Ausdrucken und händischen ausfüllen – ideal für die Anwendung im Alltag und im Unternehmen.
Fazit: Eine Methode – viele Einsatzmöglichkeiten
Ob in der Team im Unternehmen oder alleine im technischen Alltag: Problemlösung funktioniert besser, wenn sie strukturiert und sachlich abläuft. Das hier beschriebene Vorgehen – in Anlehnung an Kepner-Tregoe – hilft, Ursachen zu erkennen und Lösungen zu finden.
Das Entscheidende dabei: Die Methode ist universell anwendbar, leicht verständlich und spart oft genau das, was bei Problemen fehlt – Zeit, Geld und Nerven.
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